Chi phí đóng gói hàng hóa: Cách tính và 8 cách tối ưu

4.6/5 - (64 bình chọn)

Chi phí đóng gói hàng hóa không chỉ bao gồm tiền mua thùng carton, băng keo hay vật liệu chống sốc mà còn liên quan đến nhân công, kích thước kiện hàng, thời gian đóng gói và các khoản phát sinh khi sản phẩm hư hỏng, hoàn trả. Kiểm soát tốt từng khoản chi giúp doanh nghiệp giảm chi phí trên mỗi đơn hàng mà vẫn đảm bảo hàng hóa được bảo vệ trong quá trình vận chuyển. Vậy chi phí đóng gói hàng hóa gồm những gì, cách tính ra sao và làm thế nào để tối ưu hiệu quả?

Chi phí đóng gói hàng hóa là gì?

Chi phí đóng gói hàng hóa là tổng các khoản tiền doanh nghiệp hoặc shop online cần bỏ ra để hoàn thiện sản phẩm thành một kiện hàng sẵn sàng giao cho khách.

Khoản chi phí này thường bao gồm vật liệu đóng gói, nhân công, thiết bị và một phần chi phí phát sinh liên quan đến quá trình đóng hàng.

Để quản lý chính xác, cần phân biệt ba khái niệm:

Chi phí bao bì: Tiền mua thùng carton, hộp giấy, túi đóng hàng hoặc loại bao bì chính dùng để chứa sản phẩm.
Chi phí đóng gói: Phạm vi rộng hơn, bao gồm bao bì chính, vật liệu bảo vệ, vật tư phụ, nhân công và phần chi phí thiết bị hoặc phát sinh được phân bổ cho đơn hàng.
Chi phí vận chuyển: Khoản tiền trả cho đơn vị giao hàng để vận chuyển kiện hàng từ kho đến người nhận. Đây là chi phí riêng, nhưng có thể chịu ảnh hưởng bởi kích thước và trọng lượng của bao bì.

Bao bì ảnh hưởng thế nào đến chi phí vận chuyển?

Kích thước và trọng lượng kiện hàng có thể ảnh hưởng trực tiếp đến cước vận chuyển. Một số đơn vị giao hàng sử dụng trọng lượng thực tế hoặc trọng lượng quy đổi theo thể tích để xác định mức cước.

Ví dụ, nếu đơn vị vận chuyển áp dụng hệ số 6.000, có thể tính:

Trọng lượng quy đổi (kg) = Dài (cm) × Rộng (cm) × Cao (cm) ÷ 6.000

Tuy nhiên, hệ số và cách tính có thể khác nhau tùy đơn vị vận chuyển, dịch vụ và từng thời điểm. Doanh nghiệp nên kiểm tra chính sách cước của đơn vị giao hàng đang sử dụng.

Điều này cho thấy lựa chọn bao bì không chỉ liên quan đến khả năng bảo vệ sản phẩm mà còn ảnh hưởng đến tổng chi phí hoàn tất một đơn hàng. Một chiếc thùng quá lớn có thể làm tăng vật liệu chèn, kích thước kiện và chi phí vận chuyển.

Chi phí đóng gói hàng hóa gồm những khoản nào?

Tùy quy mô và đặc điểm sản phẩm, chi phí đóng gói có thể được chia thành 6 nhóm chính.

Chi phí thùng carton hoặc hộp đựng

Đây thường là khoản chi phí trực tiếp và dễ nhận biết nhất.

Tùy sản phẩm, doanh nghiệp có thể sử dụng:

Thùng carton 3 lớp cho các sản phẩm nhẹ, ít chịu tác động trong quá trình vận chuyển.
Thùng carton 5 lớp cho hàng nặng hoặc những kiện hàng cần khả năng chịu lực cao hơn.
Hộp carton sóng E cho sản phẩm nhỏ, hộp quà hoặc các mặt hàng cần hình thức đẹp.
Hộp nắp gài hoặc hộp carton in theo nhận diện thương hiệu.

Không nên lựa chọn bao bì chỉ dựa vào độ dày. Kích thước, trọng lượng hàng hóa, cách xếp và điều kiện vận chuyển cũng cần được xem xét để tránh dùng bao bì quá mức cần thiết.

Chi phí vật liệu bảo vệ sản phẩm

Đây là khoản chi dành cho các vật liệu giúp hạn chế va đập, trầy xước hoặc xê dịch sản phẩm bên trong thùng.

Một số vật liệu phổ biến gồm:

Xốp bóng khí: Dùng để bọc các sản phẩm dễ trầy xước hoặc cần giảm lực va đập.
Giấy kraft, giấy tổ ong: Dùng để lấp khoảng trống và cố định sản phẩm.
Mút PE foam: Phù hợp với hàng điện tử, linh kiện hoặc sản phẩm cần bảo vệ góc cạnh.
Túi khí chèn hàng: Giúp hạn chế sản phẩm di chuyển trong thùng có nhiều khoảng trống.

Việc sử dụng vật liệu bảo vệ cần phù hợp với từng sản phẩm. Dùng quá ít có thể làm tăng nguy cơ hư hỏng, trong khi sử dụng quá nhiều lại khiến chi phí vật tư và thời gian đóng gói tăng lên.

Chi phí vật tư đóng gói

Ngoài thùng carton và vật liệu chống sốc, doanh nghiệp còn tiêu hao nhiều loại vật tư phụ trong quá trình hoàn thiện kiện hàng:

Băng keo trong, đục hoặc băng keo in logo.
Màng PE, màng quấn pallet.
Dây đai nhựa.
Tem vận chuyển và tem cảnh báo.
Tem niêm phong.
Túi niêm phong PE.
Dao cắt, dây buộc và một số vật tư tiêu hao khác.

Mặc dù giá từng vật tư không lớn, tổng chi phí có thể đáng kể nếu doanh nghiệp xử lý hàng nghìn đơn mỗi tháng.

Chi phí nhân công

Nhân công là khoản chi dễ bị bỏ qua khi doanh nghiệp chỉ tập trung tính giá bao bì.

Thời gian đóng gói một đơn hàng có thể bao gồm:

Lấy sản phẩm.
Kiểm tra mã hàng.
Bọc và chèn bảo vệ.
Đặt sản phẩm vào thùng.
Dán băng keo.
In và dán tem.
Kiểm tra trước khi xuất kho.

Sản phẩm càng nhiều bước đóng gói hoặc yêu cầu thao tác cẩn thận thì chi phí nhân công trên mỗi đơn càng cao.

Chi phí máy móc và thiết bị

Các kho hàng có quy mô lớn có thể sử dụng nhiều thiết bị hỗ trợ như:

Máy in tem vận chuyển.
Máy dán băng keo.
Máy tạo túi khí.
Máy quấn màng PE.
Bàn đóng gói.
Xe đẩy hàng.

Khi tính chi phí đóng gói, doanh nghiệp có thể phân bổ phần khấu hao, bảo trì và vận hành thiết bị vào từng đơn hàng thay vì chỉ tính tiền mua vật tư.

Chi phí phát sinh

Đây là nhóm chi phí thường khó nhận biết ngay nhưng có thể ảnh hưởng đáng kể đến lợi nhuận.

Một số khoản phổ biến gồm:

Hàng hóa bị hư hỏng hoặc vỡ trong quá trình vận chuyển.
Đơn hàng hoàn trả.
Vật liệu đóng gói bị hao hụt.
Bao bì tồn kho bị ẩm, biến dạng hoặc xuống cấp.
Thời gian xử lý khiếu nại và đổi trả.
Chi phí đóng gói lại đối với đơn hàng bị hoàn.

Đối với doanh nghiệp có nhiều nhóm sản phẩm, nên theo dõi riêng các khoản phát sinh theo từng nhóm hàng để xác định đâu là sản phẩm đang có chi phí đóng gói và tỷ lệ tổn thất cao.

Cách tính chi phí đóng gói hàng hóa

Để xác định chi phí thực tế trên mỗi đơn hàng, doanh nghiệp có thể sử dụng công thức tổng quát:

Chi phí đóng gói/đơn = Chi phí bao bì + Chi phí bảo vệ + Chi phí vật tư + Chi phí nhân công + Chi phí thiết bị + Chi phí phát sinh phân bổ

Trong đó:

Chi phí bao bì: Thùng carton, hộp giấy, túi hoặc bao bì chính.
Chi phí bảo vệ: Xốp bóng khí, mút PE, giấy chèn, túi khí…
Chi phí vật tư: Băng keo, dây đai, màng PE, tem nhãn và vật tư tiêu hao.
Chi phí nhân công: Tiền công dành cho các thao tác đóng gói và hoàn thiện đơn hàng.
Chi phí thiết bị: Phần khấu hao, bảo trì và vận hành thiết bị được phân bổ cho đơn hàng.
Chi phí phát sinh phân bổ: Hàng hư hỏng, hao hụt, hàng hoàn hoặc các khoản liên quan được phân bổ theo kỳ.

Đây là công thức tổng quát. Với doanh nghiệp có quy mô lớn, nên xây dựng định mức riêng cho từng nhóm sản phẩm để kết quả sát với thực tế hơn.

Cách tính chi phí nhân công đóng gói

Có thể tính theo công thức:

Chi phí nhân công/đơn = Chi phí nhân công trong một giờ ÷ Số đơn hoàn thành trong một giờ

Ví dụ, một nhân viên có chi phí tiền công 40.000 đồng/giờ và đóng được trung bình 20 đơn/giờ:

40.000 ÷ 20 = 2.000 đồng/đơn

Nếu sản phẩm có nhiều quy cách đóng gói khác nhau, nên tính năng suất riêng cho từng nhóm thay vì lấy một mức trung bình cho toàn bộ đơn hàng.

Cách tính chi phí thiết bị

Đối với máy móc và thiết bị, có thể phân bổ:

Chi phí thiết bị/đơn = Tổng chi phí khấu hao, bảo trì và vận hành trong kỳ ÷ Tổng số đơn trong kỳ

Ví dụ, nếu trong một tháng doanh nghiệp có tổng chi phí thiết bị phục vụ đóng gói là 5 triệu đồng và xử lý 10.000 đơn:

5.000.000 ÷ 10.000 = 500 đồng/đơn

Đây là cách phân bổ bình quân, phù hợp để doanh nghiệp theo dõi chi phí tổng thể.

Cách phân bổ chi phí phát sinh

Với các khoản như hàng hỏng, hàng hoàn hoặc vật liệu thất thoát, có thể tính:

Chi phí phát sinh bình quân/đơn = Tổng chi phí phát sinh trong kỳ ÷ Tổng số đơn xuất hàng trong kỳ

Cách tính này giúp doanh nghiệp có một mức chi phí bình quân để theo dõi.

Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp có nhiều nhóm sản phẩm khác nhau, nên phân tích riêng theo từng nhóm hàng. Ví dụ, hàng thủy tinh có tỷ lệ hư hỏng cao sẽ cần mức chi phí dự phòng khác với quần áo hoặc sản phẩm mềm.

Ví dụ cách tính chi phí đóng gói một đơn hàng

Lưu ý: Bảng số liệu dưới đây là ví dụ minh họa phương pháp tính toán thực tế cho một đơn hàng mỹ phẩm chai thủy tinh 100ml, không đại diện cho mức giá niêm yết cố định trên thị trường.

Khoản mục chi phí	Chi tiết sử dụng cho 1 đơn	Chi phí ước tính (VNĐ)
Hộp carton 3 lớp sóng B	Kích thước 15x10x10 cm	1.400
Xốp bọc chống sốc	0.5 mét xốp khí 2 lớp	600
Băng keo dán thùng	Khoảng 1.2 mét keo	150
Tem nhãn in nhiệt	1 tem vận chuyển A6 (100×150 mm)	120
Nhân công đóng gói	Lương 35.000đ/giờ, đóng 30 đơn/giờ	1.167
Khấu hao máy in & bàn đóng gói	Phân bổ trên mỗi đơn	50
Dự phòng rủi ro hư hỏng (2%)	Trích lập trên giá trị đơn hàng	300
Tổng chi phí đóng gói một đơn		3.787 VNĐ

Qua ví dụ trên, tiền mua hộp carton (1.400 VNĐ) chỉ chiếm khoảng 37% tổng chi phí đóng gói một sản phẩm. Nếu chỉ tính giá hộp mà bỏ quên 63% các khoản còn lại, biên lợi nhuận của đơn hàng sẽ bị tính toán sai lệch.

8 cách tiết kiệm chi phí đóng gói hàng hóa

Tối ưu chi phí không có nghĩa là sử dụng bao bì rẻ nhất. Mục tiêu là lựa chọn quy cách phù hợp để giảm tổng chi phí nhưng vẫn bảo vệ sản phẩm.

Chuẩn hóa kích thước bao bì

Thay vì sử dụng quá nhiều kích thước thùng khác nhau, doanh nghiệp có thể nhóm các sản phẩm có kích thước tương đương thành một số quy cách tiêu chuẩn.

Ví dụ:

Size S.
Size M.
Size L.
Size XL.

Việc tiêu chuẩn hóa giúp dễ quản lý tồn kho, đơn giản hóa quy trình đóng hàng và thuận lợi hơn khi đặt bao bì với số lượng lớn.

Chọn loại thùng phù hợp với sản phẩm

Không phải sản phẩm nào cũng cần thùng carton dày nhất.

Khi lựa chọn thùng, nên xem xét:

Trọng lượng sản phẩm.
Kích thước kiện.
Độ dễ vỡ.
Quãng đường vận chuyển.
Điều kiện lưu kho.
Cách xếp chồng.

Hàng nhẹ và ít nhạy cảm có thể sử dụng quy cách carton đơn giản hơn, trong khi hàng nặng hoặc dễ vỡ thường cần loại thùng có khả năng chịu lực tốt hơn.

Giảm khoảng trống trong thùng

Khoảng trống quá lớn khiến sản phẩm dễ xê dịch trong quá trình vận chuyển và cần nhiều vật liệu chèn hơn.

Nên lựa chọn kích thước thùng phù hợp, đồng thời vẫn chừa đủ không gian cho lớp bảo vệ cần thiết.

Giảm khoảng trống hợp lý có thể giúp tiết kiệm cả vật liệu chèn và kích thước kiện hàng.

Sử dụng vật liệu chống sốc đúng định mức

Không nên áp dụng một lượng vật liệu chống sốc giống nhau cho tất cả sản phẩm.

Doanh nghiệp có thể xây dựng quy cách riêng:

Hàng mềm: lượng vật liệu tối thiểu.
Hàng dễ trầy: cần lớp bảo vệ bề mặt.
Hàng dễ vỡ: tăng cường chèn góc và cố định sản phẩm.
Hàng có nhiều chi tiết: ưu tiên cố định để tránh va chạm bên trong.

Chuẩn hóa định mức giúp hạn chế tình trạng nhân viên sử dụng quá nhiều vật liệu theo thói quen.

Chuẩn hóa quy trình đóng gói

Một quy trình đơn giản có thể gồm:

Lấy hàng → Kiểm tra mã → Bọc bảo vệ → Đặt vào hộp → Chèn cố định → Dán băng keo → Dán tem → Kiểm tra trước khi xuất kho.

Khi trình tự được thống nhất, nhân viên dễ thao tác hơn, hạn chế bỏ sót bước và giảm thời gian tìm kiếm vật tư.

Sắp xếp khu vực đóng hàng khoa học

Bố trí bàn đóng gói theo nguyên tắc thuận tiện cho thao tác:

Máy in tem ở vị trí dễ lấy.
Băng keo và dụng cụ cắt đặt trong tầm tay.
Các loại thùng được phân loại theo kích thước.
Xốp, giấy chèn và vật liệu bảo vệ được đặt gần khu vực thao tác.
Đơn hàng đã đóng xong có khu vực riêng để chờ xuất kho.

Cách bố trí hợp lý giúp giảm thời gian di chuyển và hạn chế thao tác thừa.

Đặt bao bì với số lượng phù hợp

Mua số lượng lớn thường có thể giúp doanh nghiệp nhận được đơn giá tốt hơn, nhưng không nên chỉ chạy theo giá rẻ.

Cần cân đối giữa:

Số lượng đơn hàng dự kiến.
Mức tiêu thụ bao bì.
Diện tích kho.
Điều kiện bảo quản.
Khả năng thay đổi mẫu mã.
Thời gian sử dụng dự kiến.

Đặc biệt với thùng carton, môi trường ẩm có thể ảnh hưởng đến chất lượng nếu bảo quản trong thời gian dài.

Theo dõi tỷ lệ hư hỏng và hoàn trả

Doanh nghiệp nên theo dõi các chỉ số như:

Tỷ lệ hàng hư hỏng.
Tỷ lệ đơn hoàn.
Nguyên nhân hoàn hàng.
Chi phí đóng gói trung bình/đơn.
Chi phí vật liệu trên mỗi đơn.
Thời gian đóng gói trung bình.

Nếu một sản phẩm thường xuyên bị móp, vỡ hoặc xê dịch trong thùng, cần xem xét lại quy cách bao bì thay vì chỉ tìm cách giảm giá vật liệu.

Một quy cách đóng gói tốt là quy cách giúp tổng chi phí thấp hơn, chứ không nhất thiết có giá vật liệu ban đầu thấp nhất.

Mời bạn xem thêm:

Tối ưu chi phí đóng gói hàng hóa không đồng nghĩa với việc chọn loại bao bì rẻ nhất. Doanh nghiệp cần cân đối giữa chi phí thùng carton, vật liệu đóng gói, nhân công, kích thước kiện hàng, khả năng bảo vệ sản phẩm và các khoản phát sinh do hư hỏng, hoàn trả. Trong đó, lựa chọn thùng có kích thước phù hợp, chuẩn hóa quy trình và sử dụng vật liệu vừa đủ là những cách đơn giản để kiểm soát chi phí hiệu quả.

Nếu doanh nghiệp đang cần lựa chọn thùng carton hoặc vật liệu đóng gói phù hợp với sản phẩm, có thể liên hệ Hộp carton đóng hàng để được tư vấn quy cách phù hợp, giúp tối ưu chi phí đóng hàng mà vẫn đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển.

0948.203.412

Tin tức

Chi phí đóng gói hàng hóa: Cách tính và giải pháp tối ưu chi phí

Chi phí đóng gói hàng hóa là gì?

Bao bì ảnh hưởng thế nào đến chi phí vận chuyển?